Het schrijven van een effectieve begeleidende mail voor een persbericht kan het verschil maken tussen wel of geen media-aandacht krijgen. We hebben in een eerdere blog al een voorbeeld gegeven van een begeleidende mail, maar we hebben het verzoek gekregen tot meer voorbeelden. U vraagt, wij draaien!
Een goede begeleidende mail bevat genoeg informatie om de journalist te prikkelen, zonder alles weg te geven. Hier zijn drie methoden om een begeleidende mail op te bouwen:
Presscloud heeft een standaard tekst ingesteld als begeleidende mail. Hier kan in principe niks mis mee gaan, maar tegelijkertijd biedt het geen informatie over het persbericht. Deze tekst is echter wel heel gemakkelijk aan te vullen naar eigen smaak, zoals een uitnodiging tot een interview. Het is de ideale standaard - vandaar de standaard methode.
"Beste [Naam journalist],
Graag deel ik onderstaand persbericht van [Bedrijf X].
Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u altijd contact met mij opnemen via onderstaande gegevens.
Hartelijke groet,
[Naam woordvoerder]
[Bedrijf X]"
Deze methode komt het meest overeen met het voorbeeld in de eerdere blog. De eenvoudigste aanpak is een beknopte mail met de kern van het persbericht. Vertel in een paar zinnen de belangrijkste details: de 5 W’s (Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom?) en eventueel een kort citaat. Het voordeel van deze methode is dat journalisten direct een overzicht hebben van de essentie van je bericht. Een goed voorbeeld van een korte begeleidende mail kan zijn:
"Beste redactie,
Hierbij stuur ik u een persbericht over [onderwerp]. [Bedrijf X] heeft onlangs [belangrijke ontwikkeling] aangekondigd, wat van grote invloed kan zijn op de markt van [sector]. Wij denken dat dit nieuws perfect aansluit bij de interesses van uw lezers. Mocht u vragen hebben of een interview willen, dan ben ik bereikbaar via [contactgegevens].
Met vriendelijke groet,
[Naam woordvoerder]"
Deze methode is geschikt voor journalisten die weinig tijd hebben. Gebruik 3 tot 4 bulletpoints om de belangrijkste punten van je persbericht samen te vatten. Dit stelt de journalist in staat om snel te beoordelen of het onderwerp relevant is. Bijvoorbeeld:
"Beste [naam journalist],
In het bijgevoegde persbericht delen we het nieuws over [onderwerp]. Hieronder een kort overzicht:
- Wie? [Bedrijf X]
- Wat? Lancering van [product of dienst]
- Wanneer? [Datum]
- Waarom? Dit product biedt een unieke oplossing voor [probleem] in [sector].*
Meer informatie kunt u vinden in het persbericht of door contact op te nemen via [contactgegevens].
Met vriendelijke groet,
[Naam woordvoerder]"
- Onderwerpregel: Dit is je eerste kans om de aandacht van de journalist te trekken. Maak het duidelijk en relevant, net zoals de titel van je persbericht zelf, bijvoorbeeld: “[Bedrijf X] lanceert baanbrekend product voor [sector]”.
- Vermijd bijlagen: Stuur geen zware bijlagen mee. Voeg in plaats daarvan een link naar je Newsroom toe, zodat de journalist eenvoudig toegang heeft tot alle benodigde informatie.
Conclusie
Een goed geschreven begeleidende mail bij een persbericht verhoogt de kans op publicatie aanzienlijk. Zorg dat je kernpunten kort en krachtig zijn, bied duidelijkheid met bulletpoints of voeg het volledige persbericht toe voor een uitgebreide aanpak.
