Envoyer un communiqué de presse: le bon timing, la bonne liste, la bonne approche

Comment travaillent les rédactions

Qui comprend comment tourne une rédaction comprend aussitôt quand et comment envoyer. Un journaliste d'un média national reçoit chaque jour une centaine de communiqués de presse, parfois plus. Avant que ton message ne devienne un article, il ou elle doit le remarquer dans ce flux, juger sa valeur d'actualité, souvent se concerter avec un collègue ou un rédacteur en chef, et lui trouver une place dans le planning.

Chaque étape prend du temps, et le vendredi après-midi ce temps n'existe tout simplement plus. Le timing n'est donc pas un détail, mais l'un des plus grands leviers que tu contrôles toi-même.

Le meilleur timing pour ton communiqué de presse

Les données d'envoi de Presscloud le montrent: les communiqués envoyés le mardi (matin) obtiennent les taux d'ouverture les plus élevés.

La logique derrière: plus tu envoies tôt dans la semaine d'actualité, plus une rédaction a de temps pour traiter ton message la semaine même. Un message envoyé le vendredi à 16 h se retrouve le lundi sous une montagne de nouveaux e-mails.

Trois règles de timing supplémentaires:

• Décale en cas de grosse actualité. Si une seule histoire domine les journaux (une catastrophe, une chute de gouvernement), reporte. Ton message perdra de toute façon.
• Profite des périodes creuses. En été et autour des fêtes, l'offre d'actualité se tarit et les chances de publication d'une nouvelle plus légère augmentent.
• Les médias régionaux et les magazines ont des délais plus longs. Contacte un journal local ou un mensuel au moins deux semaines avant le moment de publication souhaité.

Envoyer sous embargo

Tu veux que les médias publient en même temps, à un moment convenu, par exemple lors d'un lancement ? Envoie alors sous embargo: tu places "EMBARGO JUSQU'AU [date, heure]" au-dessus du texte et tu l'envoies un à quelques jours à l'avance. Les journalistes peuvent ainsi se préparer. Les embargos ne fonctionnent que pour une nouvelle qui en vaut la peine; utilise-les avec parcimonie.

Composer ta liste de presse

Une liste de presse est la liste des journalistes qui reçoivent ton message. La plus grande idée reçue: plus la liste est longue, mieux c'est. C'est l'inverse. Un message sur une startup foodtech envoyé à un journaliste sportif coûte ta réputation d'expéditeur et ne rapporte rien.

Voici comment construire une liste qui fonctionne:

1. Sélectionne par rubrique (beat), pas par média. Tu ne cherches pas "De Telegraaf" mais "les journalistes qui écrivent sur l'entrepreneuriat et la tech", quel que soit leur média. Explore qui publie par domaine via les aperçus des journalistes tech et des journalistes food, ou par titre via les pages médias comme celle de De Telegraaf. Dans la base de données Presscloud de 79 894 journalistes, tu filtres directement par sujet et par région, et AI Press Lists propose automatiquement une liste adaptée sur la base du contenu de ton communiqué de presse.
2. Mélange grands et petits médias. Les médias nationaux apportent la portée, la presse spécialisée et les titres régionaux offrent une meilleure chance de publication et servent souvent de tremplin: les journalistes nationaux lisent la presse spécialisée.
3. Ajoute tes propres contacts. Les journalistes qui ont déjà écrit sur toi vont en haut de la liste, avec un mot personnel. Gère-les dans le PR CRM pour conserver l'historique par contact.
4. N'achète pas de listes toutes faites. Les listes achetées sont dépassées, pas filtrées sur ton sujet, et génèrent des plaintes pour spam qui nuisent à tes envois futurs.

L'e-mail d'envoi

L'e-mail qui contient ton communiqué de presse compte presque autant que le texte lui-même:

• Objet: la nouvelle en huit à dix mots maximum. Jamais le mot "communiqué de presse" dans l'objet.
• Le texte figure dans l'e-mail lui-même. Pas de PDF, pas de pièce jointe Word. Chaque clic supplémentaire réduit la chance que ton message soit lu.
• Une courte intro personnelle. Deux ou trois phrases au-dessus du texte: quelle est la nouvelle et pourquoi elle correspond à ce journaliste. Tu apprends à écrire cette intro sur Contacter les journalistes, et Personalised Pitches dans Presscloud génère une introduction adaptée pour chaque journaliste.
• Les visuels via un lien. Libres de droits, en haute résolution, dans un dossier externe ou ta Newsroom. Jamais en pièce jointe: les e-mails lourds finissent en spam.
• Envoyé individuellement. Jamais de cc visible avec cinquante rédactions. Un logiciel d'envoi adresse à chaque destinataire son propre e-mail.

Relancer sans agacer

Après l'envoi, une seule marche à suivre: attends une semaine, puis envoie un seul e-mail de relance, court et poli, pour demander si le journaliste a eu l'occasion de regarder ton message. Rien de plus. Tu n'appelles que pour une actualité liée à une échéance, et jamais pour demander "si l'e-mail est bien arrivé".

Dans Presscloud, tu vois qui a ouvert ton message et qui a cliqué sur ton lien visuels. Ces journalistes sont tes premiers candidats logiques à la relance: ils ont montré de l'intérêt mais n'ont pas encore publié.

Mesurer les résultats

Chaque envoi est une leçon pour le suivant. Trois niveaux:

1. Statistiques d'envoi: taux d'ouverture et de clic par campagne. Si ton taux d'ouverture reste structurellement bas, regarde d'abord tes objets et la pertinence de ta liste.
2. Publications: Media Monitoring montre où ton message a été repris. Via Presscloud, des clients sont parus entre autres dans De Volkskrant, NU.nl, sur RTL et dans De Telegraaf.
3. Retombées: le trafic vers ton site autour des dates de publication et la source que citent les nouveaux leads.

Checklist d'envoi